Personuppgiftspolicy


ICT Workgroup har alltid värnat om skyddet av dina rättigheter och dina personuppgifter. Dina personuppgifter tillhör dig och att ta väl hand om de personuppgifter du delar med oss är av yttersta vikt för oss på ICT Workgroup. Vi vill att du känner dig trygg i att dina uppgifter är säkra hos oss och att du förstår hur vi använder dessa .

Denna personuppgiftspolicy beskriver hur vi samlar in, använder, lagrar och delar personuppgifter. Policyn är ett komplement till våra allmänna villkor och ev. tjänstespecifika villkor.

Genom att använda våra tjänster, accepterar du vår personuppgiftspolicy och vår behandling av dina personuppgifter. Du godkänner också att vi använder olika kommunikationsvägar som t.ex. e-post, SMS, telefon eller supportsystem för att skicka information till dig. Det är viktigt att du läser och förstår vår personuppgiftspolicy innan du använder våra tjänster.

För att kunna erbjuda dig våra tjänster behöver vi behandla dina personuppgifter enligt nedan. Vi gör det med största möjliga hänsyn till din integritet.

Vi har försökt att utforma denna Policy så enkel som möjligt men i fall du är obekant med begrepp som personuppgiftsansvarig eller särskilda kategorier av personuppgifter, kan du börja med att läsa mer om dessa och andra begrepp under Nyckelbegrepp.

Personuppgift: Personuppgifter är all slags information som direkt eller indirekt kan hänföras till en fysisk person som är i livet, t.ex. namn, personnummer, bokningsnummer och IP-nummer, om de kan kopplas till fysiska personer.

Personuppgiftsansvarig: Personuppgiftsansvarig är den aktör som ensam eller tillsammans med andra bestämmer ändamålen med och medlen för behandlingen av personuppgifter.

Personuppgiftsbiträde: Personuppgiftsbiträde är vi till dig som använder en molntjänst i form av webbhotell som ett exempel. På datainskepktionen finns en guide som förklarar detta på ett bra sätt och den finns att läsa här.
Det gör vi för att kunna leverera våra tjänster inklusive support till våra kunder och regelbunden relevant information om våra tjänster via mail. Vi behöver kontaktuppgifter för att veta vem som äger vilken tjänst och vart vi skall skicka fakturor. Vissa tjänster behöver också registreras i offentliga register som WHOIS för att fungera. Vi skickar även ut ett nyhetsbrev varje månad med uppdateringar om vad vi gör för förändringar och förbättringar i våra tjänster och sätt att arbeta. Uppgifterna används också för att kunna leverera support på våra tjänster..
I stort sett alla behandlingar utförs med stöd av avtal mellan oss och våra kunder. Detta för att vi ska kunna utföra våra åtaganden gentemot dig som kund och följa tillämplig lagstiftning. I vissa fall kan behandlingar med stöd av rättslig förpliktelse också förekomma.

Du kan läsa mer om detta här:

Avtal med den registrerade Rättslig förpliktelse
När du registrerar dig för vårt nyhetsbrev

För att vi ska kunna tillhandahålla nyhetsbrevet till dig samlar vi in nedanstående personuppgifter.

- E-postadress

När du använder Min Sida

För att vi ska kunna administrera ditt konto på Min Sida samlar vi in nedanstående personuppgifter.

- Namn
- E-postadress

När du köper våra tjänster och produkter

För att vi ska kunna tillhandahålla tjänsterna och produkterna till dig samlar vi in nedanstående uppgifter.

- Namn, person eller organisationsnummer, adress, e-postadress, telefonnummer.
- Information om dina köp, inklusive vad du köpt, när och var du köpte det, hur du betalade samt kredit- eller annan betalningsinformation.
- Information om på vilket sätt du når våra digitala tjänster, inklusive operativsystem, IP-adress, nätidentifierare och webbplatsuppgifter.
- Sociala preferenser, intressen och aktiviteter.

När du kontaktar oss eller när vi kontaktar dig eller när du deltar i kampanjer, tävlingar, undersökningar eller andra frågeformulär om våra tjänster

För att vi ska kunna komma i kontakt med dig, svara på förfrågningar från dig och administrera tävlingar, kampanjer etc. behandlar vi nedanstående personuppgifter.

- Personuppgifterna som du lämnar när du tar kontakt med oss t.ex. via e-post, brev, telefon eller sociala medier. I första hand samlar vi in de uppgifter vi behöver för att ta kontakt med dig, såsom ditt namn, användarnamn och e-postadress.
- Uppgifter om e-post och annan digital kommunikation som vi skickar till dig och som du öppnar, inklusive länkar i dessa som du klickar på.
- Din feedback och dina bidrag till kundundersökningar och frågeformulär.
- För det fall du har blivit informerad om det innan samtalet, kan vi komma att spela in telefonsamtal i utbildningssyfte när du kontaktar oss.

Andra källor till personuppgifter

- Vi kan använda personuppgifter från andra källor, så som specialistföretag som tillhandahåller information och detaljhandelspartners om det krävs för att vi ska kunna administrera en tjänst du har efterfrågat.
- För att kunna hålla dina personuppgifter korrekta och uppdaterade kan vi hämta in kompletterande och uppdaterade uppgifter, såsom person/org. -nummer och adress, från privata och offentliga register som t.ex. Spar och Bisnode.
- Om du loggar in på våra plattformar och online-tjänster genom att använda dina användaruppgifter från sociala nätverk, t.ex. Facebook, Google+ and Twitter, godtar du att dela dina användaruppgifter där med oss. Exempelvis ditt namn, e-post, födelsedatum, lokalisering och annan information som du väljer att dela med oss.

Personuppgifter du lämnar avseende andra individer

- När en annan person använder dina personuppgifter för att genomföra en bokning eller för att kontakta oss avseende ett ärende där du är involverad använder vi de personuppgifter denna person lämnar om dig.
- När du lämnar personuppgifter om andra personer måste du vara säker på att dessa personer samtycker till det och att du har tillåtelse att lämna uppgifterna. Om lämpligt bör du även försäkra dig om att dessa förstår hur deras personuppgifter kan komma att användas av oss.

Ytterligare information om de ändamål som vi behandlar dina personuppgifter för finns nedan under rubriken ”Användandet av dina personuppgifter”.
Utöver vad som redan har framgått under rubriken ovan ”Personuppgifter vi samlar in och för vilket ändamål” så använder vi dina personuppgifter för de ändamål som beskrivs nedan.

Vänligen notera att i fall du inte lämnar vissa personuppgifter till oss, kan det hindra oss från att tillhandahålla dig produkter och tjänster som du önskar eller hindra oss från att ingå avtal med dig avseende sådana produkter eller tjänster.

För att tillhandahålla produkter och tjänster på din begäran

Vi behöver behandla dina personuppgifter för att hantera ditt konto eller din betällning, tillhandahålla dig de produkter eller tjänster som du önskar köpa och hjälpa dig med andra beställningar eller reklamationer som du efterfrågar.

För att hantera och förbättra våra produkter, tjänster och den dagliga verksamheten

Vi använder personuppgifter för att hantera och förbättra våra produkter, webbplatser, mobilappar, kundlojalitetsprogram och andra tjänster.

Vi övervakar hur våra tjänster används, detta i syfte att skydda dina personuppgifter, upptäcka och motverka bedrägeri, andra brott och missbruk av tjänster. Detta hjälper oss att säkerställa att du tryggt kan använda våra tjänster.

Vi kan använda personuppgifter för att genomföra marknadsundersökningar, interna undersökningar och utveckling samt för att utveckla och förbättra vårt produktutbud, tjänster, IT-system, säkerhet, know-how och sättet vi kommunicerar med dig.

För att få kontakt och interagera med dig

Vi vill alltid förbättra vår service till dig. När du kontaktar oss, exempelvis via e-post, brev, och telefon eller via sociala medier, kan vi därför använda personuppgifter för att hjälpa dig med klargöranden eller assistans.

Vi behöver behandla dina personuppgifter för att kunna hantera kampanjer och tävlingar du väljer att delta i, inklusive sådana vi genomför med våra leverantörer och detaljhandelspartners. Exempelvis i det fall du vinner ett pris.

Vi kan bjuda in dig att delta i kundundersökningar, frågeformulär och andra marknadsundersökningsaktiviteter anordnade av annan samarbetspartner för vår räkning.

För att kunna tillhandahålla marknadsföring och anpassad marknadsföring till dig

Vi använder dina personuppgifter för att kunna tillhandahålla marknadsföring och erbjudanden till dig och för att, utifrån de personuppgifter du lämnar, kunna anpassa marknadsföring genom profilering för att du ska få erbjudanden som är relevanta just för dig.

Du kan läsa mer om hur vi använder dina uppgifter för marknadsföring och dina rättigheter nedan i avsnittet ”Marknadskommunikation”.
För att kunna tillhandahålla de produkter och tjänster som du har köpt, kan vi behöva dela dina personuppgifter med våra underleverantörer och samarbetspartners.

Vi delar enbart personuppgifter med underleverantörer och samarbetspartnerns i den mån det är nödvändigt för att våra leverantörer och samarbetspartners ska kunna tillhandahålla deras tjänster till dig och oss och de får enbart tillgång till de personuppgifter som är nödvändiga.

För det fall vi överför personuppgifter till en leverantör som är vårt personuppgiftsbiträde ingår vi alltid nödvändiga avtal för att säkerställa att vi behåller kontrollen över personuppgifterna och att dessa hanteras lagenligt med största säkerhet av vårt personuppgiftsbiträde.

För att kunna administrera vår verksamhet använder vi oss av olika IT-tjänster och IT-system. I vissa av dessa lagras och behandlas personuppgifter. För de system som är installerade lokalt av oss hanteras uppgifterna enbart av vår personal. För de tjänster som är installerade hos vår leverantör, eller som består av en molntjänst överför vi personuppgifter till dessa.

Vi säljer inte dina personuppgifter till tredjepart.

För att skydda och värna om våra kunders integritet lämnas personuppgifter inte ut till extern part som ej angivits utan att du som kund har medgivit till detta.

Undantag till detta görs om en kund har brutit mot våra avtalsvillkor, om det föreligger rättsliga åtgärder eller om myndighet begär detta med stöd i svensk lagstiftning. Exempel på sådana myndigheter är skattemyndigheter, polismyndigheter, kronofogdemyndigheter och tillsynsmyndigheter i berörda länder.

Vi har implementerat ett fullskaligt biträdesregister över leverantörer och organisationer som utför behandlingar som rör personuppgifter i våra system. Vi har tecknat biträdesavtal med utvalda leverantörer, och dessa avtal innefattar bestämmelser om behandling av personuppgifter för vår räkning. Leverantörerna finns till exempel inom utveckling, underhåll, drift och support av IT-system.
Vi lagrar uppgifter i Sverige. Domännamn som behöver registreras utomlands får minsta möjliga mängd personuppgifter som behövs för registreringen. Överföring av uppgifterna till lagring sker krypterat och personal har tidsbegränsade och strikt kontrollerade behörigheter för tillgång till uppgifterna och har skrivit på GDPR anpassat sekretessavtal.
Vi sparar uppgifter så länge som det är nödvändigt för att utföra våra åtaganden som leverantör, och så länge det krävs enligt lagstadgade lagringstider. När vi sparar data för andra syften än för våra åtaganden som företag, t.ex. för att uppfylla krav på bokföring och ekonomiska underlag, sparar vi endast informationen så länge som det behövs för respektive syfte.

Uppgifter vi behöver för bokföring lagras 7 år.

Backuper för shared hosting (Webbhotell) raderas efter 3 månader.
Rätt att återkalla samtycke

I de fall behandlingen baseras på ditt samtycke har du rätt att närsomhelst återkalla detta genom att kontakta oss.

Rätt till tillgång

Utöver att du online har tillgång till de personuppgifter som är relaterade till ditt konto och tjänster, har du rätt att få en kopia på de personuppgifter som vi har om dig. Du kan skriva till oss och be om kopia på andra personuppgifter som vi har om dig eller också använda webbformuläret som finns på Min Sida. Vänligen inkludera information som kan hjälpa oss att identifiera och lokalisera dina personuppgifter. Tillgång till dina uppgifter kommer att ges kostnadsfritt och du har rätt till att be om dessa en gång per år. Om du önskar extra kopior kan vi dock komma att debitera en rimlig administrationsavgift.

Rätt till rättelse, radering, begränsning samt rätt att invända mot behandling

Vi vill säkerställa att de personuppgifter vi har om dig är korrekta och uppdaterade. Om någon information vi har är felaktig ber vi dig vänligen att informera oss om detta. Du kan närsomhelst begära att få dina personuppgifter rättade.

Du har rätt att få dina personuppgifter raderade bl.a. för det fall de inte längre behövs för ändamålet, eller om behandlingen baseras på ditt samtycke och du återkallar detta.

Du har även rätt att under vissa förutsättningar begära begränsning av behandlingen av dina personuppgifter samt när som helst invända mot behandlingen av dina personuppgifter om den rättsliga grunden för behandlingen utgörs av ett allmänintresse eller en intresseavvägning samt när dina personuppgifter behandlas för att skicka direktmarknadsföring till dig.

Vi kommer uppdatera och radera dina uppgifter, med undantag för om vi har rätt att fortsätta behandla dem för legitima syften.

Rätt till dataportabilitet

Om det är tekniskt möjligt och den lagliga grunden för behandlingen av dina personuppgifter utgörs av samtycke eller att behandlingen har varit nödvändig för att fullgöra ett avtal har du under vissa förutsättningar rätt att få ut dessa personuppgifter och rätt att överföra dessa till en annan personuppgiftsansvarig. Denna rättighet gäller dock först efter den 25 maj 2018.

Kontakt och klagomål

Du kan även kontakta oss om du har klagomål avseende hur vi samlar in, lagrar och använder dina personuppgifter. Vi strävar efter att lösa eventuella klagomål men om du är missnöjd med vår respons kan du vända dig till den lokala tillsynsmyndigheten med dina klagomål http://www.datainspektionen.se/.

Vänligen inkom med dina krav eller klagomål skriftligen till vår juridiska avdelning eller Dataskyddsombudet:

Adress: ICT Workgroup AB, Att: Dataskyddsombud, Industrivägen 55, 433 61 Sävedalen. E-post: indo@ictworkgroup.se

Vänligen notera att vi kan be dig att bekräfta din identitet innan vi hanterar dina krav eller klagomål. Vi kan också be dig om mer information för att säkerställa att du är behörig att framföra krav eller klagomål när du kontaktar oss för någon annans räkning.
Personuppgiftsincidenter skall om den medför risk för de registrerades rättigheter och friheter rapporteras till reglerande myndighet utan onödigt dröjsmål och senast inom 72 timmar samt att vi skall informera de registrerade om det finns stor risk att deras rättigheter och friheter kan påverkas.
Vi använder cookies, en textfil som sparas på besökarens dator, för att identifiera och optimera våra webbapplikationer för besökare och kunder. Om du inte vill att vi ska göra detta så kan du stänga av cookies i din webbläsare. Notera dock att funktionaliteten på vår hemsida då kan begränsas.
Innehållet i denna personuppgiftspolicy kan komma att förändras med tiden. Vi kommer alltid hålla våra kunders integritet högt, och följer alla dataskyddslagar inom EU och Sverige. Om vi genomför större förändringar kommer dessa kommuniceras via e-post och på ”min sida”. Vill du hålla dig uppdaterad löpande rekommenderar vi att läsa denna policy med jämna mellanrum.

Vårt personuppgiftsbiträdesavtal samt bilaga för behandling av personuppgifter och hantering av personuppgifter finns finns att del av här.